Termeni și condiții de utilizare

Versiunea: 1.0

Data intrării în vigoare: data afișată în Platformă la publicarea și acceptarea acestei versiuni.

Prezentul document stabilește cadrul juridic general al accesării și utilizării platformei software Optiflux, un ecosistem digital modular destinat administrării, organizării și optimizării activităților profesionale, comerciale și operaționale. Disponibilitatea funcționalităților depinde de configurația Platformei și de modulele activate.

Acceptarea prezentelor Termeni și condiții se realizează printr-o acțiune afirmativă distinctă în interfața Platformei. Persoanele care nu acceptă aceste condiții nu pot finaliza înregistrarea sau utiliza funcționalitățile pentru care acceptarea este necesară.

1.1. Platforma software Optiflux (denumită în continuare Platforma sau Optiflux) este pusă la dispoziție, administrată și exploatată de entitatea juridică identificată mai jos (denumită în continuare Furnizorul):

Operatorul platformei este Optiflux. Datele complete de identificare (denumire juridică, CUI, sediu, email de contact) se publică aici înainte de lansarea publică a platformei.

1.2. Prezentul document stabilește condițiile juridice generale aplicabile accesului la Platformă și utilizării acesteia, drepturile și obligațiile Furnizorului, ale Organizațiilor beneficiare și ale Utilizatorilor autorizați, precum și regulile referitoare la conturi, funcționalități, securitatea informațiilor, disponibilitatea serviciului, suspendare și încetare.

1.3. Optiflux este o platformă de tip Software as a Service (SaaS), destinată organizării și digitalizării activităților persoanelor juridice, profesioniștilor, persoanelor fizice autorizate și altor entități care desfășoară activități economice sau profesionale.

1.4. Platforma are o arhitectură modulară și poate integra funcționalități pentru gestionarea relațiilor cu clienții, prospectare, Call Center, administrarea contactelor, evenimentelor și abonamentelor, campanii, ofertare, proiecte, comenzi, stocuri, evidență financiară, facturare, automatizări și alte activități operaționale.

1.5. Enumerarea funcționalităților în prezentul document descrie domeniul posibil de dezvoltare al Platformei și nu constituie o garanție că toate modulele sunt disponibile la data acceptării. Funcționalitățile efectiv disponibile sunt cele afișate în interfața Platformei și, după caz, prevăzute în condițiile comerciale aplicabile.

1.6. Utilizarea de către persoane care acționează în afara unei activități profesionale sau economice poate fi supusă unor condiții suplimentare, în măsura în care o astfel de utilizare este permisă de Furnizor.

În sensul prezentelor Termeni și condiții, expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

• Platforma: aplicația Optiflux, împreună cu modulele, interfețele, serviciile conexe și infrastructura tehnică prin care este furnizat serviciul.
• Furnizorul: entitatea juridică identificată la articolul 1, care pune la dispoziție Platforma.
• Organizația: persoana juridică, profesionistul ori altă entitate beneficiară în numele căreia este creat și administrat un spațiu de lucru în Platformă.
• Utilizatorul: persoana fizică autorizată să acceseze Platforma printr-un cont individual.
• Administratorul Organizației: Utilizatorul autorizat să gestioneze membrii, rolurile, permisiunile și configurațiile spațiului de lucru al Organizației.
• Administratorul Platformei: persoana autorizată de Furnizor să administreze infrastructura și funcțiile generale ale serviciului, în limitele atribuțiilor sale.
• Registrul comun: componenta centralizată de evidență a entităților economice, în care identitatea unei societăți este deduplicată, în principal pe baza codului unic de înregistrare (CUI).
• Datele comune: informațiile aferente identității economice și altor câmpuri puse la dispoziție în Registrul comun, în condițiile aplicabile acestuia.
• Datele Organizației: informațiile, documentele și înregistrările comerciale sau operaționale introduse, generate ori gestionate în spațiul de lucru privat al Organizației.
• Modulul: ansamblul distinct de funcționalități software aferent unei activități sau categorii de procese.
• Serviciile cu plată: abonamentele, modulele sau resursele oferite în schimbul unui preț acceptat expres.
• Datele cu caracter personal: informațiile care au acest caracter potrivit Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).
• Incidentul de securitate: evenimentul care compromite sau poate compromite confidențialitatea, integritatea ori disponibilitatea sistemelor sau informațiilor prelucrate.

Termenii definiți la singular se aplică și la plural, atunci când contextul permite. Titlurile articolelor au rol de organizare și nu modifică sensul obligațiilor contractuale.

3.1. Accesul la funcționalitățile care necesită autentificare este condiționat de acceptarea prezentelor Termeni și condiții, în versiunea aplicabilă la momentul înregistrării sau al activării serviciului.

3.2. Acceptarea se exprimă printr-o acțiune afirmativă distinctă, efectuată în interfața Platformei. Furnizorul poate păstra dovezi privind versiunea acceptată, momentul acceptării și contul prin care aceasta a fost efectuată, cu respectarea legislației aplicabile.

3.3. Persoana care înregistrează o Organizație sau acceptă condițiile în numele acesteia declară că deține capacitatea juridică și autoritatea necesare pentru a acționa în numele Organizației și, atunci când este cazul, pentru a o angaja contractual.

3.4. Dacă dreptul de reprezentare nu poate fi stabilit, Furnizorul poate solicita documente, informații sau confirmări suplimentare și poate restricționa activarea Organizației până la clarificarea situației.

3.5. Raportul contractual poate fi completat prin condiții comerciale, acorduri privind prelucrarea datelor, politici de confidențialitate, condiții specifice modulelor și alte documente acceptate în mod valabil.

3.6. În cazul unei contradicții, condițiile speciale acceptate expres prevalează pentru obiectul lor particular, în măsura permisă de lege. Normele imperative au prioritate indiferent de formularea documentelor contractuale.

3.7. Simplul acces la paginile informative publice nu substituie mecanismul de acceptare contractuală pentru serviciile care necesită cont.

4.1. Fiecare Utilizator trebuie să furnizeze informații exacte, complete și actualizate. Este interzisă folosirea unei identități false sau a identității altei persoane fără autorizare.

4.2. Conturile sunt personale și netransmisibile. Partajarea credențialelor de autentificare este interzisă, în afara mecanismelor de delegare sau acces expres prevăzute de Platformă.

4.3. Utilizatorul trebuie să protejeze confidențialitatea credențialelor și să informeze Furnizorul fără întârzieri nejustificate dacă observă sau suspectează un acces neautorizat.

4.4. Organizația răspunde de desemnarea persoanelor cărora le acordă acces, de atribuirea unor permisiuni corespunzătoare atribuțiilor acestora și de revocarea accesului atunci când autorizarea încetează.

4.5. Administratorul Organizației poate, în limitele funcțiilor disponibile, să invite membri, să stabilească roluri și drepturi, să modifice permisiuni și să suspende sau să revoce accesul la spațiul de lucru.

4.6. Existența unui cont nu conferă automat acces la toate modulele, informațiile sau operațiunile Organizației. Accesul este determinat de permisiunile atribuite și de drepturile aferente serviciului activ.

4.7. Furnizorul poate aplica verificări suplimentare pentru prevenirea fraudelor, accesului neautorizat și utilizării nelegitime a identității unei Organizații.

4.8. În măsura în care o Organizație are mai mulți administratori sau membri, aceasta trebuie să stabilească intern cine este autorizat să emită instrucțiuni și să adopte decizii în numele său.

5.1. Optiflux este un instrument software pentru evidența, organizarea, analizarea și gestionarea informațiilor și activităților profesionale ale Organizațiilor.

5.2. Platforma poate cuprinde, în funcție de modulele disponibile:

• administrarea clienților persoane juridice și persoane fizice, a contactelor și a relațiilor comerciale;
• prospectare și urmărirea oportunităților comerciale prin instrumente CRM;
• organizarea activităților de Call Center, utilizarea scripturilor, consemnarea apelurilor și a acțiunilor ulterioare;
• planificarea activităților și gestionarea responsabilităților membrilor echipei;
• administrarea evenimentelor, abonamentelor, alocărilor și campaniilor;
• redactarea, aprobarea și urmărirea ofertelor comerciale;
• administrarea proiectelor, comenzilor, achizițiilor, stocurilor și livrărilor;
• evidențe financiare, documente comerciale, facturare și raportare;
• automatizări, rapoarte și instrumente de asistență operațională.

5.3. Furnizorul nu garantează obținerea unui anumit volum de vânzări, a unui număr determinat de clienți, a unui rezultat economic sau a unei performanțe comerciale ca urmare a utilizării Platformei.

5.4. Scripturile, recomandările, rapoartele și clasificările generate sau afișate de Platformă au rol de sprijin operațional. Organizația rămâne responsabilă de evaluarea și aprobarea deciziilor luate pe baza lor.

5.5. Modulele financiare, de facturare ori de conformitate, atunci când devin disponibile, nu înlocuiesc serviciile profesioniștilor autorizați și nu transferă Furnizorului obligațiile fiscale, contabile sau juridice proprii Organizației.

5.6. Furnizorul poate introduce, modifica, reorganiza sau retrage funcționalități, în condițiile prezentului document și ale clauzelor speciale aplicabile serviciilor contractate.

6.1. Platforma utilizează un Registru comun pentru identificarea unitară a entităților economice și prevenirea înregistrărilor duplicate ale aceleiași societăți.

6.2. Pentru societățile din România, identificarea poate fi realizată prin CUI și alte date relevante. Pentru entitățile din alte jurisdicții, dacă funcționalitatea este disponibilă, pot fi utilizate identificatoare legale echivalente.

6.3. Principiul Registrului comun constă în păstrarea unei identități centrale pentru aceeași entitate economică, fără a suprapune automat evidențele comerciale ale Organizațiilor care lucrează cu aceasta.

6.4. Mai multe Organizații pot avea relații cu aceeași companie, dar această împrejurare nu conferă uneia drepturi de acces la contactele, notele, istoricul comercial sau documentele private ale celorlalte.

6.5. Datele comune pot include denumirea legală, CUI, forma juridică, sediul, județul, starea înregistrării și alte informații accesibile în mod legal sau obținute prin servicii autorizate.

6.6. Datele comune nu includ automat persoane de contact, tranzacții, observații interne, oferte, apeluri, condiții negociate și alte informații confidențiale aparținând spațiilor de lucru private.

6.7. Identificarea unei companii existente în Registrul comun nu echivalează cu acordarea dreptului de a modifica identitatea sa centrală sau de a accesa informațiile private ale Organizațiilor asociate.

6.8. Atunci când Platforma prevede o procedură de autorizare pentru asocierea cu o companie ori modificarea unor date protejate, Organizația trebuie să transmită solicitarea motivată și să obțină aprobarea conform fluxului disponibil.

6.9. Furnizorul poate implementa mecanisme de verificare, deduplicare, corectare și reconciliere a identității companiilor și poate refuza modificările care prezintă indicii rezonabile de eroare, falsificare sau utilizare abuzivă.

6.10. Publicarea sau modificarea unor date în Registrul comun nu autorizează divulgarea informațiilor private despre Organizația care a introdus ori a corectat informația, în afara situațiilor permise de lege.

7.1. Platforma este concepută pentru utilizarea de către Organizații distincte, cu separarea datelor aferente fiecărui spațiu de lucru prin mecanisme tehnice și de control al accesului.

7.2. Datele private ale unei Organizații pot include, fără limitare, variante proprii ale înregistrărilor de companii, contacte, prospecte, apeluri, interacțiuni, note, documente, evenimente, abonamente, campanii, contracte, oferte, proiecte și înregistrări financiare.

7.3. Dreptul de utilizare a Registrului comun nu conferă posibilitatea de a consulta, modifica, descărca sau utiliza Datele Organizației aparținând altei entități.

7.4. Furnizorul aplică mecanisme de separare și autorizare, inclusiv la nivelul bazei de date acolo unde acestea sunt implementate pentru componentele respective, și urmărește principiul accesului limitat la necesitate.

7.5. Administratorii Platformei nu dobândesc prin simpla deținere a rolului tehnic un drept general de consultare a informațiilor comerciale confidențiale ale Organizațiilor.

7.6. Accesul tehnic excepțional la date protejate, dacă este necesar și permis legal, trebuie să fie justificat, limitat la scopul urmărit și supus unor măsuri corespunzătoare de autorizare și trasabilitate.

7.7. Furnizorul nu utilizează informațiile comerciale private ale unei Organizații pentru prospectarea în beneficiul altei Organizații și nu comercializează bazele de date private ale Organizațiilor către terți.

7.8. Membrii Organizației sunt obligați să respecte confidențialitatea informațiilor la care au acces și să nu le divulge în afara scopurilor autorizate.

8.1. Organizația păstrează drepturile de care dispune legal asupra informațiilor, documentelor și materialelor proprii introduse ori generate prin utilizarea Platformei.

8.2. Prezentul contract nu transferă Furnizorului drepturile de proprietate intelectuală asupra conținutului original aparținând Organizației.

8.3. În măsura necesară furnizării serviciului, Organizația autorizează Furnizorul să stocheze, găzduiască, reproducă tehnic, prelucreze și transmită informațiile sale exclusiv potrivit contractului, instrucțiunilor aplicabile și legislației relevante.

8.4. Organizația garantează că deține drepturile, autorizațiile și temeiurile legale necesare pentru introducerea și utilizarea datelor, documentelor și materialelor încărcate în Platformă.

8.5. Organizația răspunde pentru exactitatea datelor introduse, conținutul documentelor emise, caracterul licit al comunicărilor și respectarea obligațiilor față de persoanele vizate și partenerii săi.

8.6. Introducerea unor categorii speciale de date cu caracter personal, a datelor privind condamnări penale sau a altor informații deosebit de sensibile trebuie evitată în lipsa unui temei legal corespunzător și a unor măsuri tehnice și contractuale adecvate.

8.7. Furnizorul poate interveni asupra conținutului numai în măsura permisă de lege și necesară pentru executarea instrucțiunilor valide, remedierea incidentelor, protejarea infrastructurii sau îndeplinirea unor obligații legale.

9.1. Platforma poate permite importul și exportul datelor prin formate standardizate, inclusiv CSV, în limitele și condițiile tehnice comunicate în interfață.

9.2. Organizația răspunde de proveniența licită, exactitatea și adecvarea datelor importate, precum și de existența temeiului legal pentru prelucrarea lor.

9.3. Importul unui fișier și validările tehnice efectuate de Platformă nu constituie o certificare a legalității obținerii informațiilor de către Organizație.

9.4. Funcțiile de normalizare, deduplicare și reconciliere sunt instrumente de asistență. Organizația trebuie să verifice rezultatele înainte de confirmarea operațiunilor cu efect asupra înregistrărilor existente.

9.5. Importul unei societăți care figurează deja în Registrul comun nu acordă automat acces la informațiile private ale altor Organizații și nu elimină cerințele procedurale de autorizare.

9.6. Exportul este limitat la datele pentru care Organizația deține drepturi de acces și utilizare. Furnizorul poate aplica măsuri de protecție împotriva extragerii neautorizate și a utilizării abuzive.

9.7. Fișierele brute și informațiile intermediare aferente importurilor sunt păstrate conform politicilor de retenție și instrucțiunilor aplicabile, pentru perioade justificate de scopurile operațiunii și de cerințele legale.

9.8. Posibilitatea de export nu conferă un drept de extragere sistematică a întregului Registru comun sau de constituire neautorizată a unei baze de date concurente.

9.9. Organizația trebuie să protejeze fișierele descărcate, inclusiv prin măsuri de acces, transfer și stocare adecvate sensibilității informațiilor exportate.

10.1. Funcționalitățile de Call Center au rolul de a sprijini prospectarea, planificarea apelurilor, utilizarea scripturilor, înregistrarea rezultatelor interacțiunilor și organizarea activităților ulterioare.

10.2. Scripturile și recomandările din Platformă nu reprezintă o certificare a conformității legale a unei campanii sau a unei comunicări comerciale.

10.3. Organizația răspunde pentru stabilirea unui temei legal adecvat prelucrării datelor, pentru respectarea normelor privind comunicările comerciale și pentru informarea persoanelor vizate și respectarea drepturilor acestora.

10.4. Organizația trebuie să respecte, după caz, GDPR, Legea nr. 506/2004 privind protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice și celelalte dispoziții aplicabile canalului de comunicare utilizat.

10.5. Existența unei adrese de email ori a unui număr de telefon într-o sursă publică sau într-un registru accesibil nu reprezintă, prin ea însăși, consimțământ pentru comunicări comerciale și nici autorizarea automată a contactării.

10.6. Organizația trebuie să respecte opozițiile, refuzurile, dezabonările și restricțiile de contactare aplicabile, inclusiv pe cele evidențiate de Platformă.

10.7. Dacă Platforma aplică mecanisme comune de suprimare a contactărilor, acestea trebuie să respecte principiile legalității, minimizării și confidențialității, conform rolurilor juridice stabilite în documentația de protecție a datelor.

10.8. Este interzisă eludarea restricțiilor de contactare prin duplicarea contactelor, modificarea identificatorilor, utilizarea unor conturi alternative sau alte metode similare.

10.9. Înregistrarea audio, transcrierea ori analiza automată a convorbirilor, dacă asemenea funcționalități devin disponibile, sunt supuse cerințelor legale specifice privind informarea, confidențialitatea și temeiul prelucrării.

10.10. Existența unui modul de campanii nu presupune automat transmiterea efectivă a mesajelor. Activitățile externe și integrările de comunicare se realizează numai prin funcționalitățile activate și configurate corespunzător.

11.1. Modulele de evenimente, abonamente, ofertare, gestiune, stocuri, facturare, financiar și alte funcționalități operaționale sunt instrumente de organizare și evidență a activităților Organizației.

11.2. Organizația răspunde de legalitatea evenimentelor organizate, validitatea înscrierilor, informarea participanților și îndeplinirea obligațiilor contractuale și de protecție a datelor aferente.

11.3. Pentru abonamentele și relațiile contractuale recurente pe care le gestionează, Organizația răspunde de condițiile comerciale, termenele de notificare, reînnoire și plată și de respectarea obligațiilor față de clienții săi.

11.4. Ofertele, contractele, facturile și celelalte documente generate prin Platformă produc efectele juridice prevăzute de lege și de raporturile dintre părțile interesate; simpla generare tehnică nu înlocuiește condițiile legale de validitate.

11.5. Pentru funcționalitățile de stocuri sau evidență financiară, Organizația răspunde de corelarea evidențelor informatice cu situația reală și de îndeplinirea obligațiilor contabile și fiscale.

11.6. Modulele care implică transmiterea datelor către autorități sau servicii externe sunt supuse condițiilor tehnice, legale și contractuale specifice acestora.

11.7. În cazul în care un Modul este dezvoltat ori activat ulterior, Furnizorul poate publica termeni speciali înainte ca Organizația să înceapă utilizarea sa.

12.1. Platforma poate utiliza servicii terțe pentru găzduire, verificarea informațiilor, comunicații, livrare de email, procesarea documentelor, plăți sau alte operațiuni necesare furnizării serviciului.

12.2. Anumite date despre entitățile economice pot proveni din surse publice și sisteme autorizate, inclusiv din servicii ale autorităților competente, precum ANAF.

12.3. Datele provenite din surse externe pot conține erori, întârzieri de actualizare, neconcordanțe ori indisponibilități temporare. Organizația trebuie să verifice informațiile atunci când acestea sunt relevante pentru decizii comerciale sau obligații legale.

12.4. Furnizorul poate implementa mecanisme care permit continuarea unor operațiuni și în cazul indisponibilității unei integrări externe, fără a garanta disponibilitatea permanentă a serviciilor terților.

12.5. Unele integrări pot necesita configurarea unor credențiale, conturi sau autorizații proprii ale Organizației și acceptarea unor termeni specifici furnizorilor respectivi.

12.6. Nicio integrare nu autorizează Furnizorul să utilizeze datele Organizației în scopuri incompatibile cu contractul sau cu temeiurile juridice aplicabile.

13.1. Organizațiile și Utilizatorii au obligația să utilizeze Platforma cu bună-credință, exclusiv în scopuri licite și în limitele permisiunilor acordate.

13.2. Sunt interzise, în special:

• accesarea, extragerea, modificarea ori încercarea de accesare a datelor aparținând altor Organizații fără autorizare;
• ocolirea mecanismelor de autentificare, autorizare, audit sau limitare a accesului;
• folosirea identităților false ori reprezentarea fără drept a unei persoane sau Organizații;
• introducerea sau utilizarea datelor obținute ilegal sau fără un temei legal adecvat scopului urmărit;
• transmiterea comunicărilor comerciale nepermise, înșelătoare, abuzive ori contrare opozițiilor destinatarilor;
• folosirea unor aplicații automatizate care compromit securitatea sau disponibilitatea serviciului;
• extragerea sistematică și neautorizată a Registrului comun;
• transmiterea de programe malițioase, fișiere periculoase sau conținut care afectează sistemele;
• încălcarea drepturilor de proprietate intelectuală ori a obligațiilor de confidențialitate;
• utilizarea Platformei pentru fraudă, discriminare ilegală, practici comerciale înșelătoare ori alte activități contrare legii.

13.3. Furnizorul poate investiga utilizări suspecte și aplica măsuri proporționale de protecție, inclusiv limitarea funcționalităților, suspendarea temporară sau încetarea accesului.

13.4. Dovezile tehnice necesare investigării unor incidente ori soluționării unor litigii pot fi păstrate în limitele legii și ale politicilor de retenție aplicabile.

14.1. Principii generale. Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează cu respectarea GDPR și a legislației naționale aplicabile, potrivit principiilor legalității, transparenței, limitării scopului, minimizării, exactității, limitării stocării, integrității și confidențialității.

14.2. Stabilirea rolurilor. Calitatea de operator de date, persoană împuternicită ori, după caz, operator asociat se stabilește pentru fiecare activitate de prelucrare în funcție de scopurile și mijloacele efective ale acesteia, nu exclusiv prin denumirea atribuită contractual.

14.3. Datele private ale Organizației. Pentru operațiunile efectuate în numele Organizației, aceasta are, de regulă, calitatea de operator și stabilește scopurile și temeiurile legale, iar Furnizorul acționează ca persoană împuternicită în limitele instrucțiunilor documentate.

14.4. Acordul de prelucrare a datelor. Ori de câte ori Furnizorul acționează ca persoană împuternicită, prelucrarea trebuie să fie reglementată printr-un acord obligatoriu conform articolului 28 GDPR, care să stabilească obiectul, durata, natura și scopul prelucrării, tipurile de date, categoriile de persoane vizate, instrucțiunile documentate, confidențialitatea, măsurile de securitate, subîmputerniciții, asistența acordată operatorului, auditul și returnarea sau ștergerea datelor.

14.5. Datele de cont. Furnizorul poate avea calitatea de operator independent pentru prelucrările realizate în scopuri proprii, precum administrarea conturilor, securitatea serviciului, prevenirea fraudelor, facturarea propriilor servicii și îndeplinirea obligațiilor legale.

14.6. Registrul comun și mecanismele transversale. Pentru Registrul comun, deduplicare, verificarea identităților economice și mecanismele globale de prevenire a contactărilor nepermise, rolurile juridice, temeiurile, categoriile de date și responsabilitățile se stabilesc separat în funcție de funcționarea concretă a acestor componente.

14.7. Obligațiile Organizației. Organizația este responsabilă, în calitatea aplicabilă, pentru:

• identificarea unui temei juridic adecvat pentru fiecare prelucrare;
• îndeplinirea obligațiilor de informare a persoanelor vizate;
• colectarea exclusiv a datelor necesare scopurilor urmărite;
• stabilirea și respectarea perioadelor de păstrare;
• soluționarea solicitărilor privind accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea și opoziția, după caz;
• evaluarea necesității unei analize de impact asupra protecției datelor;
• configurarea și utilizarea corespunzătoare a funcțiilor Platformei.

14.8. Exercitarea drepturilor. Platforma poate pune la dispoziție instrumente pentru evidența și gestionarea solicitărilor persoanelor vizate. Existența acestor instrumente nu transferă automat Furnizorului obligațiile care revin Organizației în calitate de operator.

14.9. Restricțiile de contactare. Opozițiile, refuzurile și restricțiile de contactare se gestionează în conformitate cu temeiurile legale și rolurile stabilite pentru operațiunile respective, respectând minimizarea și confidențialitatea datelor.

14.10. Subîmputerniciți și transferuri. Furnizorul poate utiliza subîmputerniciți în condițiile articolului 28 GDPR. Orice transfer de date în afara Spațiului Economic European, dacă este efectuat, trebuie să respecte garanțiile și condițiile legale aplicabile.

14.11. Politica de confidențialitate. Informațiile detaliate despre operațiunile pentru care Furnizorul are calitatea de operator, temeiurile, destinatarii, perioadele de păstrare și drepturile persoanelor vizate sunt prezentate în documentația de confidențialitate a Platformei.

14.12. Autoritatea de supraveghere. Persoanele vizate pot formula plângeri la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau la altă autoritate competentă, în condițiile legii.

15.1. Furnizorul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, ținând seama de natura datelor, scopurile prelucrării, stadiul tehnologiei și probabilitatea și gravitatea riscurilor pentru persoanele vizate și pentru serviciu.

15.2. Măsurile pot include controlul accesului pe roluri, separarea spațiilor de lucru, protecția autentificării, jurnalizarea operațiunilor relevante, monitorizarea sistemelor, copii de siguranță și proceduri de restaurare.

15.3. Organizația trebuie să contribuie la securitate prin administrarea corespunzătoare a conturilor, permisiunilor, dispozitivelor și credențialelor sale.

15.4. Niciun sistem informatic nu poate garanta eliminarea absolută a tuturor riscurilor. Această împrejurare nu înlătură obligațiile legale sau contractuale de securitate ale Furnizorului.

15.5. În cazul unei încălcări a securității datelor prelucrate în numele Organizației, Furnizorul notifică Organizația fără întârzieri nejustificate, potrivit obligațiilor aplicabile persoanei împuternicite și acordului de prelucrare.

15.6. Pentru prelucrările în care Furnizorul acționează ca operator, acesta îndeplinește propriile obligații de evaluare a incidentului, notificare a autorității și, dacă este cazul, informare a persoanelor vizate.

15.7. Furnizorul poate limita temporar anumite funcționalități dacă măsura este necesară pentru izolarea unui incident sau pentru protejarea infrastructurii și a informațiilor.

16.1. Drepturile patrimoniale de autor și celelalte drepturi de proprietate intelectuală asupra codului software, arhitecturii, interfețelor, elementelor grafice, mărcilor, documentației și componentelor originale ale Platformei aparțin Furnizorului sau titularilor care au autorizat utilizarea lor.

16.2. Acceptarea prezentelor condiții conferă Organizației un drept limitat, neexclusiv, netransmisibil și exercitabil pe durata raportului contractual de a utiliza Platforma în scopurile autorizate.

16.3. Sunt interzise reproducerea, distribuirea, comercializarea, sublicențierea ori exploatarea neautorizată a componentelor Platformei, cu excepția situațiilor permise expres de lege sau autorizate de titularul drepturilor.

16.4. Drepturile asupra conținutului propriu al Organizației sunt reglementate distinct la articolul 8.

17.1. Platforma poate fi oferită în regim gratuit, în baza unor abonamente sau prin activarea unor module și servicii suplimentare contra cost.

17.2. Drepturile de acces, limitele de utilizare, numărul de Utilizatori incluși, resursele și celelalte caracteristici pot varia între planuri și module.

17.3. Înaintea contractării unui serviciu cu plată, Furnizorul va comunica prețul, moneda, periodicitatea facturării, tratamentul fiscal aplicabil și condițiile relevante de plată.

17.4. Activarea unui serviciu contra cost necesită exprimarea acordului expres al Organizației. Simpla utilizare a unui plan gratuit nu determină trecerea automată la un plan plătit.

17.5. Furnizorul poate modifica structura planurilor ori tarifele, cu informarea prealabilă corespunzătoare a Organizațiilor afectate și fără aplicarea retroactivă a noilor prețuri.

17.6. Reducerea ori încetarea unui abonament poate determina limitarea accesului la modulele aferente, dar nu justifică prin ea însăși ștergerea imediată și ireversibilă a datelor.

17.7. Condițiile privind reînnoirea, suspendarea pentru neplată, rambursările și alte operațiuni comerciale vor fi comunicate prin documentația specifică serviciilor cu plată, înaintea activării lor.

17.8. Atunci când sistemul de plăți reale nu este activat, afișarea unor planuri, prețuri ori funcții de test nu constituie autorizarea unei debitări și nu generează o obligație de plată fără acceptarea valabilă a unui serviciu contra cost.

18.1. Furnizorul depune diligențe rezonabile pentru menținerea funcționării și disponibilității Platformei, în limitele infrastructurii și condițiilor tehnice și contractuale aplicabile.

18.2. Serviciul poate suferi întreruperi temporare cauzate de mentenanță, actualizări, incidente, indisponibilitatea unor furnizori externi sau alte situații care afectează infrastructura.

18.3. În lipsa unui acord distinct privind nivelul serviciului (SLA), prezentul document nu stabilește un procent garantat de disponibilitate ori un termen fix de remediere.

18.4. Furnizorul poate actualiza, optimiza sau reorganiza Platforma și poate introduce module noi, inclusiv pentru îmbunătățirea securității și a experienței de utilizare.

18.5. Modificările care afectează semnificativ funcționalitățile contractate vor fi comunicate într-un termen rezonabil, cu excepția intervențiilor urgente impuse de securitate ori de lege.

18.6. Retragerea unei funcționalități esențiale dintr-un serviciu plătit se realizează cu respectarea obligațiilor contractuale și a drepturilor și remediilor prevăzute de lege.

19.1. Furnizorul poate restricționa sau suspenda accesul dacă există indicii rezonabile privind încălcarea prezentelor condiții, utilizarea abuzivă, compromiterea securității ori necesitatea respectării unei obligații legale.

19.2. Măsurile aplicate trebuie să fie proporționale cu natura și gravitatea situației și, atunci când este posibil, limitate la conturile sau funcționalitățile afectate.

19.3. Cu excepția situațiilor urgente ori a celor în care notificarea ar compromite securitatea, investigațiile sau obligațiile legale, Furnizorul va comunica motivele măsurii și eventualele condiții de remediere.

19.4. Organizația poate solicita încetarea utilizării serviciului și închiderea spațiului său de lucru, sub rezerva obligațiilor contractuale și legale aplicabile.

19.5. Înaintea încetării definitive, Organizația trebuie să beneficieze de o posibilitate rezonabilă de exportare ori solicitare a returnării datelor sale, cu excepția limitărilor justificate legal sau de securitate.

19.6. Pentru datele cu caracter personal prelucrate în numele Organizației, returnarea ori ștergerea la încetarea serviciului se efectuează conform acordului de prelucrare și articolului 28 GDPR, cu excepția situațiilor în care păstrarea este impusă de lege.

19.7. Informațiile care trebuie păstrate pentru îndeplinirea obligațiilor legale ori pentru apărarea drepturilor în justiție sunt limitate la ceea ce este necesar și protejate în mod corespunzător.

19.8. Regimul copiilor de siguranță, al jurnalelor tehnice și al datelor reziduale este stabilit prin politica de retenție și acordurile aplicabile, inclusiv prin termenele de eliminare ori suprascriere.

20.1. Fiecare parte răspunde pentru neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligațiilor sale, potrivit legislației aplicabile și prezentului contract.

20.2. Furnizorul nu garantează un rezultat comercial determinat și nu își asumă responsabilitatea pentru deciziile de afaceri adoptate independent de Organizație pe baza informațiilor disponibile în Platformă.

20.3. Organizația răspunde pentru legalitatea propriilor activități, exactitatea informațiilor introduse, conținutul comunicărilor sale și respectarea drepturilor terților.

20.4. Furnizorul nu răspunde pentru erorile provenite exclusiv din informații incorecte furnizate de Utilizatori ori de surse externe, în măsura în care nu și-a încălcat propriile obligații legale sau contractuale.

20.5. În limitele permise de lege și în funcție de natura prejudiciului, părțile pot exclude răspunderea pentru anumite pierderi indirecte, fără a afecta drepturile care nu pot fi limitate contractual.

20.6. Nicio prevedere nu exclude sau limitează răspunderea pentru fraudă, intenție, culpă gravă sau alte situații în care excluderea ori limitarea este interzisă de lege.

20.7. Clauzele contractuale privind răspunderea nu afectează drepturile persoanelor vizate și regimul legal de răspundere pentru încălcarea normelor de protecție a datelor.

21.1. Platforma poate include un Catalog public pentru prezentarea Organizațiilor care aleg să participe la acest serviciu.

21.2. Participarea la Catalogul public este opțională și nu reprezintă o condiție pentru utilizarea funcționalităților private ale Platformei.

21.3. Activarea participării necesită o acțiune distinctă și informată, conform condițiilor specifice Catalogului.

21.4. Informațiile publicate, regulile de actualizare, condițiile de afișare și procedura de retragere sunt reglementate prin Termenii și condițiile Catalogului public.

21.5. Retragerea participării nu determină automat eliminarea datelor care trebuie păstrate în alte scopuri legitime ori în temeiul unor obligații legale.

21.6. Publicarea Organizației în Catalog nu conferă altor Organizații drepturi suplimentare asupra datelor sale comerciale private.

22.1. Furnizorul poate actualiza prezentul document pentru a reflecta schimbări legislative, evoluția serviciului, cerințe de securitate ori modificări ale condițiilor comerciale.

22.2. Fiecare versiune va fi identificată printr-un număr sau alt identificator și prin data intrării în vigoare.

22.3. Modificările care afectează semnificativ drepturile și obligațiile Organizațiilor vor fi comunicate înaintea aplicării, exceptând situațiile în care aplicarea imediată este impusă de lege ori de o necesitate urgentă de securitate.

22.4. Atunci când modificările necesită o nouă acceptare contractuală, Furnizorul va solicita exprimarea acesteia printr-o acțiune afirmativă.

22.5. Continuarea utilizării după intrarea în vigoare a noii versiuni poate produce efectele juridice ale acceptării numai dacă acest mecanism este permis de lege și sunt îndeplinite condițiile aplicabile.

22.6. Furnizorul poate păstra istoricul versiunilor și al acceptărilor pentru demonstrarea conformității și pentru soluționarea eventualelor litigii.

23.1. Părțile nu răspund pentru neexecutarea obligațiilor afectate de un eveniment de forță majoră, în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

23.2. Partea care invocă forța majoră trebuie să îndeplinească obligațiile legale de notificare și să adopte măsuri rezonabile pentru limitarea consecințelor, atunci când acestea îi sunt aplicabile.

23.3. Nu orice indisponibilitate tehnică, dificultate economică ori incident informatic constituie automat un eveniment de forță majoră.

24.1. Comunicările privind funcționarea serviciului, securitatea, condițiile contractuale și administrarea conturilor pot fi transmise prin email, notificări în Platformă sau alte canale comunicate oficial.

24.2. Organizația trebuie să mențină actualizate datele de contact și să asigure consultarea mesajelor importante privind serviciul.

24.3. Sesizările privind accesul, securitatea, funcționalitățile, facturarea ori aspectele contractuale pot fi transmise prin canalele oficiale ale Furnizorului.

24.4. Furnizorul analizează sesizările într-un termen rezonabil, în funcție de natura și gravitatea acestora, fără a afecta termenele obligatorii prevăzute de lege.

25.1. Prezentul contract este guvernat de legea română, cu respectarea normelor obligatorii ale dreptului Uniunii Europene și a altor dispoziții imperative aplicabile.

25.2. Părțile vor încerca soluționarea amiabilă a neînțelegerilor privind interpretarea, executarea sau încetarea raporturilor contractuale.

25.3. În lipsa unei soluții amiabile, litigiile sunt supuse instanțelor judecătorești competente potrivit legii și eventualelor convenții valabile privind competența teritorială.

25.4. Nicio clauză nu poate înlătura competența autorităților de supraveghere ori drepturile procedurale conferite în mod imperativ de lege.

26.1. Dacă o prevedere este declarată nulă, nelegală sau inaplicabilă, celelalte dispoziții continuă să producă efecte în măsura în care obiectul și echilibrul contractual pot fi menținute.

26.2. Neexercitarea imediată a unui drept contractual nu reprezintă, prin ea însăși, renunțarea definitivă la dreptul respectiv.

26.3. Titlurile articolelor sunt utilizate pentru organizarea documentului și nu modifică interpretarea juridică a clauzelor.

26.4. Prezentul document trebuie interpretat împreună cu celelalte documente contractuale și de informare aplicabile serviciilor efectiv utilizate.

26.5. În situațiile în care prevederile contractuale contravin unor norme legale imperative, dispozițiile respective prevalează.

27.1. Pentru întrebări privind interpretarea prezentelor Termeni și condiții, utilizarea Platformei, exercitarea drepturilor contractuale ori sesizările referitoare la securitate, Organizațiile și Utilizatorii pot folosi datele de contact oficiale ale Furnizorului indicate la articolul 1.

27.2. Solicitările privind protecția datelor sunt direcționate și soluționate în funcție de calitatea juridică a Furnizorului pentru operațiunea de prelucrare în cauză, cu respectarea obligațiilor de cooperare aplicabile.

27.3. Prin acceptarea prezentelor Termeni și condiții, Utilizatorul confirmă că a avut posibilitatea să consulte documentul și se obligă să respecte prevederile sale în limitele autorității cu care acționează.